Teknologi

äR din sociala mediepolitik klar?

Användning av sociala medier på arbetsplatsen har blivit ett faktum för arbetsgivare. Många företag har till och med kommit att omfamna en gång räddade sociala nätverk, t.ex. Facebook och Twitter, bloggar och andra webbaserade verktyg för kundutveckling, rekrytering, branding och andra affärsändamål. Medarbetarnas sociala medier - både inom och utanför arbetsplatsen - är fortfarande ett dubbelskyddat svärd för arbetsgivare, men lovar både affärsmöjligheter och risker. Ett solidt första steg i hanteringen av riskerna är att anta en lämplig politik för social mediaanvändning.

Även om de mest uppenbara problemföretag som möter när anställda använder sociala medier under arbetstiden kan vara minskad produktivitet, bör arbetsgivarna inte förlora de mindre uppenbara rättsliga riskerna som är förknippade med webbaserade applikationer. Tänk på exempelvis en anställd som avslöjar konfidentiell eller proprietär information i en blogginmatning som kan ses av miljontals läsare eller en handledare som skickar diskriminerande kommentarer till hans offentliga Facebook-sida om anställda. Vad sägs om en anställd som begår brott med sin arbetsgivares dator? Medarbetare kan till och med utsätta sina arbetsgivare för juridiskt ansvar genom att marknadsföra företagets tjänster eller produkter utan att avslöja anställningsförhållandet. Anställda kan också skada deras arbetsgivares rykte genom att använda sociala medier för att kritisera företaget eller dess kunder. Det här är bara några exempel på hur anställda kan oavsiktligt - eller avsiktligt - sätta sina arbetsgivare i fara genom sociala medier.

Arbetsgivare kan också stöta på juridiska problem vid disciplinering av anställda för felaktig användning av sociala medier. Är det tillåtet att disciplinera en anställd som rutinmässigt kritiserar sin handledare på Facebook? Eller kallar sig sjuka till jobbet och lägger sedan in Facebook-uppdateringar som visar att hon tog dagen för att gå på stranden? Innan en skadlig anställning vidtas mot en anställd utifrån hans sociala medier, måste arbetsgivarna överväga huruvida individens handlingar är lagligt skyddade. Vissa stater har till exempel lagar som skyddar anställdas lagliga verksamhet och politiska aktiviteter eller anslutningar. En annan lag arbetsgivare bör överväga är den nationella arbetsförhållande lagen som skyddar anställda som engagerar sig i "samordnad verksamhet", som ofta inkluderar rätten att diskutera villkoren för deras anställning med medarbetare och utomstående. Och federala och statliga whistleblower lagar skyddar anställda som klagar över (bland annat) potentiella värdepappersbedrägerier brott, i vissa situationer.

Vad kan arbetsgivare göra för att skydda sig med alla dessa potentiella risker från anställdas sociala medier?Trots att det inte är en absolut sköld från juridisk risk skulle arbetsgivarna vara välbetjänade genom att anta politik för social media som överensstämmer med deras organisatoriska kultur och tillvägagångssätt för socialteknik. Socialmedia-politiken ska göra det klart för de anställda vad arbetsgivaren förväntar sig med avseende på social mediaanvändning, både på och utanför jobbet.

Dessa förväntningar kan variera mellan företag, men arbetsgivare bör klargöra att anställda måste följa all befintlig företagspolicy - som regler mot beteende som kan leda till olaglig sexuella trakasserier, regler som förbjuder offentliggörande av konfidentiell eller proprietär information, och företagspolicyer som styr användningen av företagslogotyper och andra varumärken - när de är engagerade i sociala medier. Anställda bör också påminnas om att företagets system inte får användas för olaglig verksamhet, inklusive nedladdning eller distribution av piratkopierad programvara eller data. Övriga möjliga bestämmelser inkluderar en påminnelse om att om arbetstagaren nämner företaget måste han eller hon även innehålla en ansvarsfriskrivning som anger att alla åsikter som uttrycks är arbetstagarens egna och inte företagets. Arbetsgivare kan också överväga att uppdatera sin policy för att definiera vad som anses vara "acceptabel användning".

Om företag väljer att omfamna sociala medier för affärsändamål, kan de inte längre ignorera sin roll på arbetsplatsen. Genom att förutse riskerna med anställdas sociala medier och göra en lämplig policy kan arbetsgivarna göra klart för sina anställda vad som är acceptabelt och vad som inte är.

För en mer omfattande diskussion om användningen av sociala medier på arbetsplatsen, se den senaste studien från Jackson Lewis (PDF).