Finansiere

Tripping Out

Denna berättelse visas i juni 1999-utgåvan av . Prenumerera »

Sänder en anställdes enbart omnämnandet av ordet semester frossa ner din ryggrad? Kaoset orsakade när personalen är borta i en vecka eller två kan sätta någon i panik. Men det behöver inte vara så. Med en liten planering kan ditt företag löpa smidigt - och dina medarbetare kan njuta av sina semester utan för mycket rädsla för att återvända till jobbet.

Peggy Isaacson, en personalkonsulent i Orlando, Florida, föreslår att du börjar med att skapa en mästerskapskalender. "I början av varje år, ta reda på vem som redan vet när de vill ta sina semester och markera det på kalendern ", säger hon." Naturligtvis kommer inte alla att veta vad de ska göra så tidigt, men bara frågar kommer det ofta att få folk att tänka och planera. "

Du bör också upprätta policy som dikterar hur många människor som kan vara avstängda samtidigt och hur man löser tvister under semestertiden. "Vänta inte tills det blir ett problem att göra det här meddelandet," försäkrar Isaacson. "Se till att folk vet vad politiken är. "

Korrekt schemaläggning är ett första steg, men hur ser du till att servicenivå och produktivitetsnivåer förblir konsekventa när anställda är på semester? "Korsa tåget noggrant så att inget jobb lämnas kvar utan att någon är på semester "säger Isaacson." Skriv procedurhandböcker så att alla vet vad de ska göra. Låt inte dig komma i stället för att kunna berätta för [kunder] vad de vill ha inte hanteras förrän det blir så tillbaka från semester. "

Det är också en bra idé att träffa nyckelpersoner i god tid före avresan och planera för deras frånvaro genom att ta reda på vilka projekt de hanterar, vilka problem som väntar och svaren på vad som helst frågor kan ställas när de är borta. Se till att du har tillgång till alla sina filer och information. Du kanske till och med vill fråga högtidsanställda att tillhandahålla telefonnummer så att du kan nå dem om det finns nödsituationer - men använd inte dessa nummer om du absolut inte måste. "Anställda har rätt till - och behöver- -tid, säger Isaacson. "Ingen borde vara så oumbärlig för ditt företag att du inte kan låta dem ta en semester."

Stealing Away

Hur man tar en off-the-thief

För många företag, i synnerhet kontanta företag, arbetstagare stöld anses bara en kostnad för att göra affärer. Särskilt svår att upptäcka är "off-book" stölder, där pengar stulits innan det kommer in i ditt bokföringssystem.

CPA Thomas Rafferty, en partner med Fairfield, New Jersey, bokföringsbyrån Mintz Rosenfeld & Co. och en expert på småbedrägeribekämpning, säger att det finns gemensamma avbokningsplaner att leta efter. Dessa inkluderar skimming, där en del är fäst innan försäljningen ringer in i registret; bedrägliga tomrum, där försäljningen görs för att se ut som de annullerades, ett misstag gjordes eller varorna återlämnades och byta ut kontanter för kontanter genom att inte registrera kontroller eller kreditkortsintäkter i registret och ta motsvarande mängd kontanter.

Man förstår inte att sådana stölder förekommer så länge efter det att det är svårt att identifiera gärningsmannen, om inte omöjligt - ibland inte förrän finansiella rapporter indikerar minskat resultat. Och när tjuven stjäl mycket små mängder finns det nästan inget sätt att ta reda på det.

Hur kan du upptäcka och förebygga bokstöld? Rafferty erbjuder dessa tips:

  • Var noga med att din kassaregistrering är i vanlig vy. Detta gör det möjligt för kunder att se att de inte överbelastas och att beloppet de uppmanas att betala är det belopp som runnit in i registret.
  • Ge alltid kvitton. Gör det en policy att ge kvitton med varje försäljning och överväga att erbjuda en belöning till kunder som inte får en.
  • Granska dina transaktioner ofta. Titta på kassaregistreringsband och kreditkortladdningar för ovanliga mönster, överdriven tomrum eller annan misstänkt aktivitet. Fördelarna med denna rutin går utöver att identifiera stöld. Om du till exempel har en anställd som försvinner mycket av försäljningen, kan han eller hon stjäla - eller kanske behöver träna om hur man ska använda apparaten korrekt.

Många anser att sådana övervakningsåtgärder bara är för tidskrävande. Men om du inte har tid för dessa besvärliga uppgifter, säger Rafferty, ditt företag kan vara för stort för att du ska klara dig ensam.

  • Kräva godkännande av auktoriserad ledamot. En sådan granskning gör det svårare att få obetalda pengar.
  • Överväg visuella övervakningsmetoder. Mystery shoppers och plainclothes säkerhet kan upptäcka stöld. Eller du kan installera övervakningskameror.
  • Använd kontroller som hjälper dig att vidta åtgärder. Det räcker inte att kvantifiera din förlust; du vill också identifiera vem som var ansvarig. Genomför stöldskyddsåtgärder som kommer att ange källan.

Bildkontroll

Använda första visningar för att skapa ett trovärdigt rykte

Du vet att första intryck är viktiga men har du funderat på vilka faktorer som påverkar din trovärdighet när du träffar någon? Det finns fyra nyckelfaktorer, säger Tom Hinton, chef för Customer Relations Institute, ett internationellt utbildnings- och konsultföretag i San Diego:

Plats. Tänk på den plats du planerar att träffa viktiga kunder eller medarbetare. Din trovärdighet är större i en affärsmiljö än vad det står på en lokal krog. "Mina favoritplatser är handelskammare, Rotarymöten och de första klassens flygplan, säger Hinton.

Vem introducerar dig. Den person som faktiskt utför introduktionen är en annan viktig trovärdighetsbyggare. Helst säger Hinton att den som utför introduktionen borde vara minst en peer av personen du vill träffa. "Någon som redan har trovärdighet med den personen ökar din trovärdighet, säger han. Men även med detta i åtanke saknar du aldrig chansen att träffa någon bara för att det inte finns någon att presentera dig. Det är absolut inget fel med att introducera dig själv.

Bonding. När introduktionen är gjord måste du säga något för att hjälpa dig att knyta med den andra personen. Om du har träffat det, nämna det - speciellt om det var i en särskilt trovärdig situation. Hinton säger att andra bindande teman omfattar ömsesidiga bekanta, tidningar eller böcker, sport, shopping och kläder. "För att komplimangera någon är ett bra sätt att starta en konversation, men se till att ämnet passar situationen", säger Hinton.

Din identitetskrok. Om folk kommer ihåg ditt namn, har du automatisk trovärdighet, så ge dem ett verktyg som hjälper dem. Om ditt namn är detsamma eller liknar det hos någon känd, kom upp med en smart linje för att kapitalisera på den. Om ditt namn är ovanligt, ge en kort förklaring av dess bakgrund; Om det är svårt att uttala, ge människor ett sätt att hjälpa dem att säga det.

Deal på hjul

Vad företagets fordon säger om dig

Oavsett om det är bilarna som drivs av din säljare eller lastbilerna som drivs av din service eller leveranspersonal, är ditt företagsfordon en förlängning av din organisation. För att vara säker på att de utarbetar en positiv bild, ställa in en policy som beskriver hur företagets fordon ska användas och underhållas. Chester Pallohusky, vice vd för verksamheten med US Fleet Leasing i Carrollton, Texas, säger att en grundläggande politik bör omfatta följande områden:

  • Förarens behörighet. Har de primära och andra behöriga drivrutinerna (inklusive andra anställda och medlemmar i den primära förarens familj) giltiga körkort och acceptabla körregister?
  • Bränsleupphandling. Du har en mängd olika val när det gäller bränsle som ska köpas, inklusive bensinkreditkort, särskilda bränsleinköpskort och ersättningsprogram. "Bränslekostnaden är ungefär två tredjedelar av driftskostnaden för ditt fordon, säger Pallohusky." Du vill verkligen kontrollera den utgiften. " Välj den betalningsmetod som gör det bekvämt att övervaka bränslekostnaderna.
  • Underhåll. Skapa ett förebyggande underhållsschema och skapa ett övervakningsprogram för att se till att dina anställda följer det.
  • Personlig användning. får anställda använda sina personbilar för personliga aktiviteter? Om så är fallet behöver du ett system som spårar som används för skatterapportering.
  • Byte. Schemalägg fordonets byte cykler, antingen när det gäller månader eller körsträckor.

Nästa steg

  • Om du behöver hjälp med att utveckla förlustbekämpningsåtgärder, föreslår CPA Thomas Rafferty att du börjar med din revisor, som ska kunna visa dig olika rekordhanteringstekniker som identifierar var och hur förluster uppstår. Eller du kan kontakta en riskhantering eller säkerhetskonsult med kompetens inom din bransch.

Kontaktkällor

Customer Relations Institute, (800) 544-0414, // www. tomhinton. com

Mintz Rosenfeld & Co., 60 Rte. 46 E., Fairfield, NJ 07004, (973) 882-1100

Portable Personnel Office, (407) 290-1146, prtprsosf @ aol. com

US Fleet Leasing, 2312 Trinity Mills Rd., Carrollton, TX 75006